Najem okazjonalny a najem instytucjonalny – 5 kluczowych różnic

Wynajmowanie mieszkania to poważna sprawa, dlatego wiele osób decyduje się na formy umowy z dodatkowymi zabezpieczeniami. Czym różni się najem okazjonalny od instytucjonalnego? Oto 5 głównych różnic:

1| Kto może wynajmować?

• Najem okazjonalny – tę umowę może zawrzeć tylko osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej związanej z wynajmem.
• Najem instytucjonalny – w tym przypadku wynajmującym musi być podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmu (może to być osoba fizyczna, firma lub inna forma prawna).

2| Czas trwania umowy

• Najem okazjonalny – można zawrzeć na maksymalnie 10 lat. Po tym czasie możliwe jest podpisanie nowej umowy.
• Najem instytucjonalny – również zawierany na czas oznaczony, ale bez ograniczenia do 10 lat.

3| Eksmisja i formalności

• Najem okazjonalny – wymaga dodatkowych dokumentów, które mają zabezpieczyć właściciela:

1. Oświadczenia najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (akt notarialny).
2. Wskazania przez najemcę innego mieszkania, do którego może się przeprowadzić w razie eksmisji.
3. Zgody właściciela tego lokalu na przyjęcie eksmitowanego lokatora.

• Problem pojawia się, jeśli wskazany lokal nie jest już dostępny – może to opóźnić eksmisję.
• Najem instytucjonalny – wymaga tylko aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji. Najemca z góry godzi się na eksmisję bez prawa do lokalu socjalnego czy tymczasowego. To szybsza i pewniejsza forma ochrony właściciela.

4| Kaucja – kiedy można ją wykorzystać?

• Najem okazjonalny – kaucję można rozliczyć dopiero po zakończeniu umowy i opuszczeniu lokalu przez najemcę.
• Najem instytucjonalny – właściciel może potrącać należności z kaucji już w trakcie trwania umowy (np. jeśli najemca nie płaci czynszu).

Najem instytucjonalny jest korzystniejszy dla wynajmujących – daje lepszą ochronę i mniej biurokracji. Jednak mogą z niego korzystać tylko osoby i firmy prowadzące działalność gospodarczą związaną z wynajmem. Jeśli wynajmujesz jako osoba prywatna, opcją pozostaje najem okazjonalny, który również zwiększa bezpieczeństwo, ale wymaga więcej formalności.

W 2025 roku wprowadzono istotne zmiany dotyczące najmu okazjonalnego i instytucjonalnego. Poniżej przedstawiam kluczowe modyfikacje:

Ograniczenia podwyżek czynszu

Zgodnie z literą prawa, a konkretnie z odpowiednimi ustawami regulującymi rynek najmu, podwyżka czynszu nie może przekroczyć 3% wartości odtworzeniowej nieruchomości, co ma na celu zapewnienie stabilności najemcom i ochronę przed nadmiernymi podwyżkami. Wynajmujący musi wskazać w umowie konkretne sytuacje, w których może wypowiedzieć umowę (np. zaległości w czynszu przez określony czas, zniszczenia lokalu). Jednak to ograniczenie nie dotyczy umów najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego, co oznacza, że w tych przypadkach wynajmujący mają większą swobodę w ustalaniu wysokości czynszu. Warto pamiętać, że nieuzasadniona podwyżka czynszu może skutkować wypowiedzeniem umowy najmu przez lokatora, co dla właściciela także wiąże się z kosztami i niepewnością.

Obowiązkowe elementy umowy okazjonalnej oraz instytucjonalnej

Nowe przepisy wymagają, aby umowa zawierała:

• Dokładny opis lokalu – w tym jego stan techniczny i wyposażenie.

• Szczegółowe warunki płatności czynszu i opłat dodatkowych – precyzyjne określenie kwot, terminów oraz warunków ich zmian.

• Zasady rozliczania kosztów eksploatacyjnych – w tym zużycia mediów i ewentualnych napraw.

• Dokładne warunki wypowiedzenia umowy – w tym obowiązkowe uzasadnienie rozwiązania umowy przez wynajmującego.

Zwiększone koszty eksploatacyjne

W 2025 roku przewiduje się wzrost kosztów eksploatacyjnych mieszkań, co wpłynie zarówno na najemców, jak i właścicieli lokali. Wyższe opłaty mogą wynikać z konieczności dostosowania budynków do nowych standardów energetycznych oraz rosnących cen mediów.   

Podsumowując, zmiany wprowadzone w 2025 roku mają na celu zrównoważenie interesów zarówno wynajmujących, jak i najemców, poprzez wprowadzenie nowych regulacji dotyczących podwyżek czynszu, kosztów eksploatacyjnych oraz obowiązków formalnych związanych z wynajmem nieruchomości.